Bei unserem Klienten handelt es sich um einen erfahrenen Unternehmer und Investor. Im Zuge der Teamverstärkung suchen wir für sein Family Office in der Stadt Zürich eine motivierte Persönlichkeit, die per Juli 2021 verfügbar ist. Das Family Office ist in der Beteiligungsverwaltung sowie den privaten Vermögensangelegenheiten des Principals (Founder & CEO) aktiv und beschäftigt auf den jeweiligen Gebieten ausgewiesene Talente, die gemeinsam ein hochprofessionelles Team bilden. Neben Aktien und Immobilien bilden Start-ups einen Schwerpunkt im breit diversifizierten Portfolio. Dies ist die Ausgangslage für eine interessante, vielseitige und ausbaubare Assistenzposition, die langfristig ausgerichtet ist.
Executive Assistant / Office Management / Assistenz 4.0
Die Position. Wir suchen eine Persönlichkeit, die sattelfest in der IT ist und idealerweise bereits von den neuen Weiterbildungen rund um das Thema Digital Office Management / Assistenz 4.0 profitieren konnte. Um den Principal optimal entlasten zu können, müssen Sie Entscheidungsgrundlagen erarbeiten können, die Basics im Finanzbereich kennen sowie Interesse an Start-ups, Finanzen und IT mitbringen. Sie setzen die heute üblichen digitalen Tools effektiv ein, und dabei ist Ihnen keine Aufgabe zu gross und keine zu klein. Zusammen mit einer sympathischen Kollegin, die den Principal in allen privaten Anliegen unterstützt, bilden Sie das organisatorische und administrative Rückgrat des Family Offices. Team- und Selbstmanagementfähigkeiten sind gefragt, um im Sinne von «plug & play» einen reibungslosen Tagesablauf zu gewährleisten. Sie denken mit und voraus und steuern Ihre Arbeitsbereiche so, dass diese zu jedem Zeitpunkt zielorientiert laufen.
Ihre Aufgaben. Ihr Fokus liegt auf der Unterstützung aller Businessaktivitäten im Family Office. Sie kümmern sich um das geschäftliche Agendamanagement und die Inbox-Verwaltung des Principals und stehen dem Management-Team zur Seite. Neben der Terminadministration, der Organisation von Meetings und Geschäftsreisen, obliegt Ihnen die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie die Erstellung von Präsentationen und Reports. Ein Kernaspekt Ihrer Tätigkeit bildet das Office-Management inklusive HR-Aufgaben, Rechnungsmanagement und Schnittstellenfunktion zu externen Stellen. Folglich gestaltet sich Ihr Aufgabengebiet ausgesprochen vielfältig. Sie sind administrativ eingebunden in Private Equity Investments, Transaktionsabwicklungen und Finanzierungsrunden. Zudem haben Sie das Vertragsmanagement im Griff und stellen sicher, dass Informationen gezielt weitergeleitet werden. Das Team ist in stetem Kontakt mit globalen Stakeholdern und Sie werden aktiv ins Tagesgeschäft eingebunden, was eine eigenständige Projektnachverfolgung und effiziente Arbeitsweise voraussetzt. Sie können sich in dieser Rolle nicht nur beweisen, sondern auch sukzessive fachliches Know-how aufbauen und mit Ihren Aufgaben wachsen.
Ihre persönlichen & fachlichen Einstiegsvoraussetzungen
Engagiert, sympathisch und mit der festen Absicht, in dieser Herausforderung eine langfristige Perspektive zu sehen – das wünschen wir uns von Ihnen. Sie dürfen sich auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit einem Team freuen, das Ihre Unterstützung wertschätzt und immer offen für Vorschläge und neue Ideen ist. Die Stakeholder sind hochkarätig und international. Es erwartet Sie eine nicht alltägliche Aufgabe, die geprägt ist von neuen Ideen und Projekten des Chairman. Grosses Gewicht wird auf eine motivierende Arbeitsatmosphäre gelegt. Das spiegelt sich deutlich in der Professionalität und einem «Wir-Gefühl» wider. Ihr moderner Arbeitsplatz befindet sich in der Stadt Zürich. Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen (CV, Zeugnisse und Ausbildungsnachweise), zusammen mit einem Motivationsschreiben und der Kennziffer «Assistenz 4.0» an apply@barnickelfellows.ch.
Barnickel & Fellows | Hofackerstrasse 32 | CH-8032 Zürich | +41 44 269 50 25
Ihre Aufgaben. Ihr Fokus liegt auf der Unterstützung aller Businessaktivitäten im Family Office. Sie kümmern sich um das geschäftliche Agendamanagement und die Inbox-Verwaltung des Principals und stehen dem Management-Team zur Seite. Neben der Terminadministration, der Organisation von Meetings und Geschäftsreisen, obliegt Ihnen die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie die Erstellung von Präsentationen und Reports. Ein Kernaspekt Ihrer Tätigkeit bildet das Office-Management inklusive HR-Aufgaben, Rechnungsmanagement und Schnittstellenfunktion zu externen Stellen. Folglich gestaltet sich Ihr Aufgabengebiet ausgesprochen vielfältig. Sie sind administrativ eingebunden in Private Equity Investments, Transaktionsabwicklungen und Finanzierungsrunden. Zudem haben Sie das Vertragsmanagement im Griff und stellen sicher, dass Informationen gezielt weitergeleitet werden. Das Team ist in stetem Kontakt mit globalen Stakeholdern und Sie werden aktiv ins Tagesgeschäft eingebunden, was eine eigenständige Projektnachverfolgung und effiziente Arbeitsweise voraussetzt. Sie können sich in dieser Rolle nicht nur beweisen, sondern auch sukzessive fachliches Know-how aufbauen und mit Ihren Aufgaben wachsen.
Ihre persönlichen & fachlichen Einstiegsvoraussetzungen
- Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft FH oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung verbunden mit mindestens acht Jahren Berufserfahrung (Vermögensverwaltung, Family Office, Anwaltskanzlei, o.ä.).
- Folgende Weiterbildungen eine stellen eine ideale Ergänzung dar: CAS Digital Office Management, Paralegal, Assistenz 4.0, die Ihnen die Einbindung in Fachthemen ermöglicht, wobei die Assistenz und das Office-Management weiterhin den Kern Ihrer Tätigkeit bilden.
- Fliessende, stilsichere Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse (Advanced-/Proficiency-Level).
- Versierte MS-Office-Kenntnisse (Office 365); Zoom, Teams, etc.
- Sie haben ein generelles Interesse an IT - Technologien und Innovationen, praktisches Handling der neusten Tools und Apps für effizientes Arbeiten (Productivity/Collaboration).
- Ihre Arbeitsweise ist vorausschauend, lösungsorientiert zuverlässig; auch in zeitkritischen oder stressigen Situationen besitzen Sie ein professionelles Auftreten.
- Sie denken vernetzt und lösen herausfordernde Situationen mit Sachverstand und Pragmatismus.
- Sie sind flexibel und trauen sich einiges zu: Agilität gepaart mit Interesse an neuen Themenstellungen.
- Sie kommunizieren sicher und gehen freundlich auf Ihr Gegenüber ein – immer in der Lage, Situationen richtig einzuschätzen. Ein gepflegtes Auftreten, Diskretion sowie gute Umgangsformen runden Ihr Profil ab.
Engagiert, sympathisch und mit der festen Absicht, in dieser Herausforderung eine langfristige Perspektive zu sehen – das wünschen wir uns von Ihnen. Sie dürfen sich auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit einem Team freuen, das Ihre Unterstützung wertschätzt und immer offen für Vorschläge und neue Ideen ist. Die Stakeholder sind hochkarätig und international. Es erwartet Sie eine nicht alltägliche Aufgabe, die geprägt ist von neuen Ideen und Projekten des Chairman. Grosses Gewicht wird auf eine motivierende Arbeitsatmosphäre gelegt. Das spiegelt sich deutlich in der Professionalität und einem «Wir-Gefühl» wider. Ihr moderner Arbeitsplatz befindet sich in der Stadt Zürich. Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen (CV, Zeugnisse und Ausbildungsnachweise), zusammen mit einem Motivationsschreiben und der Kennziffer «Assistenz 4.0» an apply@barnickelfellows.ch.
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