Assistenz - heute gefragt und auch morgen noch gebraucht

Immer wieder höre ich, dass im Zeitalter zunehmender Digitalisierung und Automatisierung, in dem virtuelle Assistenten, AI und Hightech-Anwendungen die Menschen unterstützen, das Berufsfeld der Assistenz verschwinden wird. Aus meiner Sicht ist diese Einschätzung nicht zutreffend. Assistentinnen und Assistenten generieren in ihren Unternehmen nach wie vor einen enormen Beitrag zur Produktivität und werden dies auch in Zukunft tun. Warum das so ist, möchte ich nachfolgend aufzeigen.

by Ute Barnickel, Managing Director Barnickel & Fellows - Search for Executive Assistants

Steigerung der Produktivität
Lassen Sie uns dazu das folgende Beispiel betrachten: Nehmen wir exemplarisch eine/n Top Manager/in in der Schweizer Wirtschaft mit einem geschätzten Jahreseinkommen von CHF 1 Mio. Nehmen wir ausserdem seine heutige Assistenz und legen ein Gehalt von CHF 120'000 zugrunde. Betriebswirtschaftlich betrachtet, rechnet sich die Assistenzfunktion, wenn sie den Vorgesetzten insgesamt um 12 % entlastet. Ich bin überzeugt, dass jede gute EA einen solchen Mehrwert generiert. Sie planen Meetings, stellen sicher, dass diese pünktlich beginnen und dass alle notwendigen Unterlagen erstellt oder eingefordert und vorhanden sind. Sie optimieren Reisepläne, erledigen Spesenabrechnungen und ermöglichen Entscheidungen aus der Ferne. Darüber hinaus leiten sie Projekte, liefern ihren Vorgesetzten wertvolle Informationen und schützen sie vor unnötigen Ablenkungen. Bei Meetings und Telefonaten ggfs. auch auf Geschäftsreisen sind sie dabei, leiten follow-up Massnahmen ab, initiieren diese und überwachen deren Fortschritt. Bei allem Respekt gegenüber der modernen Technologie: All das zusammengenommen lässt sich heute (noch) nicht per Knopfdruck erledigen.

Kosten/Nutzen ganz pragmatisch betrachtet
Diese rein betriebswirtschaftliche Kalkulation bei einer EA lässt sich genauso bei der strategischen Assistenz anwenden. Das Gehalt liegt zwar in der Regel etwas höher, doch dafür entlasten sie in weiteren Bereichen: Sie erstellen zeitintensive Analysen und Konzepte zu bestehenden und neuen Geschäftsfeldern, bereiten stringente Argumentationsketten und Entscheidungsgrundlagen vor, managen die Stakeholder, führen vorgelagerte Verhandlungen und halten die Geschäftsleitung kontinuierlich über den aktuellen Status ihrer Projekte auf dem Laufenden. Sie führen Project Offices, evaluieren neue Geschäftsfelder, recherchieren, bereiten Daten auf und vieles mehr. Nicht zu unterschätzen ist vor allem der ideelle Input: Innovative Ideen verbunden mit dem unbedingten Willen, etwas zur positiven Entwicklung des Unternehmens beitragen zu dürfen. Der Mehrwert einer guten Assistenz geht also weit über den betriebswirtschaftlichen Nutzen hinaus. Hierzu noch ein weiteres Beispiel: Kommt es im CEO-Office zu einem Wechsel, ist der neue Manager/die neue Managerin nicht selten froh um eine Vertrauensperson, die als On-Boarding-Ressource unterstützend mitwirkt.
 
Einbinden & Delegieren
Erstklassige EAs können optimal agieren, wenn ihre Vorgesetzten gewillt sind, all jene zeitraubenden Aufgaben, die nicht zwingend selber erledigt werden müssen, zu delegieren. Dazu gehören beispielsweise die Prüfung und Priorisierung eingehender Anfragen, die Vorbereitung von Antworten oder die Einleitung adäquater Massnahmen. Zur effektiven Delegation gewillte Manager binden ihre Assistenz bei Meetings etc. ein, um einen fortlaufenden Informationsfluss sicherzustellen, so dass später Action Items selbständig abgeleitet und nachverfolgt werden können. Dabei liegt es an der Führungskraft, ihren Assistentinnen und Assistenten den Rücken zu stärken, indem innerhalb der Organisation der Stellenwert klar kommuniziert wird.
 
Mit den Aufgaben wachsen
Derart steigende Erwartungen und zusätzliche Kompetenzen erfordern die Fähigkeit und Bereitschaft, mit den Aufgaben kontinuierlich zu wachsen. Von unseren Klienten wird immer häufiger ein entsprechender Ausbildungshintergrund gefragt (Bachelor-/Master BWL). Neben einer fundierten beruflichen Ausbildung und Stärken in den bereits erwähnten Bereichen ist heutzutage der Wille unabdingbar, sich in Bezug auf IT à jour zu halten. Ausserdem ist ein hohes Mass an emotionaler Intelligenz erforderlich. Subtile Hinweise müssen richtig gedeutet werden und das heisst nichts anderes, als über ein gutes Gespür für Menschen und Situationen zu verfügen. Eine gute EA weiss, dass das richtige Timing und Urteilsvermögen die Grundlage für eine gut funktionierende Arbeitsbeziehung darstellen. Sie kennt die Stärken und Schwächen ihrer Vorgesetzten und weiss, was es braucht, damit der Arbeitsalltag reibungslos funktioniert.
 
Die Rekrutierung der passenden Assistenzperson ist immer eine Herausforderung, denn Persönlichkeit, Know-how und der Wille zur Weiterentwicklung sind ebenso wichtig wie kreatives Denken und Handeln - manchmal wichtiger als ganz spezifische Erfahrungen.

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BARNICKEL & FELLOWS mit Sitz in Zürich berät Schweizer und internationale Klienten bei der Suche, der Auswahl und dem Assessment von Executive Assistants. Das Spektrum unserer Auftraggeber umfasst multinationale Konzerne, KMUs, Family Offices und Stiftungen. Wir unterstützen Unternehmer, Geschäftsleitungsmitglieder und Verwaltungsräte bei der Rekrutierung ihrer passenden Assistenz. BARNICKEL & FELLOWS ist zudem auf die Suche von Management-Assistants für Digital Leaders spezialisiert. Unsere Mandate werden massgeschneidert auf die individuellen Bedürfnisse unserer Klienten abgestimmt. Bei allem, was wir tun, legen wir Wert auf ein Höchstmass an Qualität, Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit.