Bei unserem Klienten handelt es sich um die Tochtergesellschaft eines global operierenden Konzerns, der Kunden und Mitarbeitende gleichermassen mit innovativen Produkten und Dienstleistungen begeistert. In der Schweiz ist unser Auftraggeber Marktführer und beschäftigt rund 1500 Mitarbeitende unterschiedlichster Nationalitäten. Für den Standort bei Zürich suchen wir bis spätestens Ende des Jahres eine motivierte, unkomplizierte Persönlichkeit als 

Personal Assistant CEO (m/w)

Sie üben ihren Beruf mit Leidenschaft aus und möchten an der Seite einer erfolgreichen Managerin arbeiten, die sich auf engagierten Support freut. Unsere ideale Besetzung sieht so aus: Sie sind eine Person, die das Business in allen Facetten aufnimmt und Verständnis für Entscheidungszusammenhänge mitbringt. Komplexes Agenda-Management bestimmt einen Grossteil Ihres Tagesgeschäfts, planen, koordinieren und organisieren - darin sind sie stark. Kurzfristige Änderungen bringen Sie nicht aus der Ruhe und Sie verstehen es bestens, gleichermassen routiniert Wogen zu glätten oder Schub zu geben, wo es nötig ist. Themen bereiten Sie so auf, dass rasch Entscheidungen getroffen werden können. Ausserdem wissen Sie, wie wichtig es ist, der Vorgesetzten im komplexen Tagesgeschäft den Rücken freizuhalten. Sie kümmern sich daher gelegentlich auch um private Anliegen und sorgen somit für Entlastung an allen Fronten. Besonderes Augenmerk legen wir auf Ihre Persönlichkeit und Haltung: Sie haben Humor und finden dank Ideenreichtum und Kreativität immer eine Lösung auch für Aufgaben, die auf den ersten Blick «nicht zu knacken» sind.

Zu den wichtigsten Verantwortlichkeiten zählen:
  • Komplexes Reise- und Kalendermanagement
  • E-Mail/Inbox Bearbeitung inkl. Priorisierung, Treffen erster Vorkehrungen, Verarbeiten und Filtern von Informationen 
  • Korrespondenz in Deutsch und Englisch, gleichermassen sicher 
  • Vorbereitung von Meetings, Workshops, Off-sites und Events inkl. Logistik, Catering, Einladungsmanagement
  • Teilnahme an Sitzungen inkl. Meeting Minutes und Einfordern von Resultaten/Action Items
  • Pendenzen- und Projektkontrolle
  • Genehmigungsprozesse (Purchase Orders, Rechnungskontrolle, Expenses, Urlaubsanträge etc.)
  • Schnittstelle zu den Direct Reports sowie anderen internen und externen Stellen
  • Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen, Reportings, Aufbereitung von Daten

Sie passen perfekt, wenn Sie selbstmotiviert arbeiten; immer daran interessiert, neue Themen autodidaktisch aufzugreifen. Sie richten Sie Ihren Blick auf Prioritäten, agieren proaktiv und fordern Informationen rechtzeitig ein, um Arbeitsprozesse zügig weiterzuführen. Ebenso ist Ihnen eine hands-on-Mentalität zu eigen. Nicht zuletzt haben Sie ein Gespür für Informationen, die zwischen «Tür und Angel» fliessen und sorgen somit für die Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner. Ihr Organisationstalent verbunden mit Team- und Integrationsfähigkeit bilden die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit für die Sie ausserdem noch folgendes mitbringen:

  • einen kaufmännischen Abschluss ggfs. mit Weiterbildung zur Direktionsassistenz
  • mind. 5 Jahre Assistenzerfahrung in einem schnelllebigen internationalen Unternehmen
  • Deutsch- und Englischkenntnisse auf Proficiency Level
  • einen souveränen Umgang mit der gesamten MS-Office-Palette sowie modernen Kommunikationsmitteln
  • ein gutes Businessverständnis und eigenständige Ableitung von To-do’s
  • IT-Affinität und Interesse an neuen Technologien
  • Flexibilität und Belastbarkeit sowie eine ausgeprägte Dienstleistungshaltung

Gerne geben wir auch einer jüngeren Person eine Chance, die sich den nächsten Karriereschritt zutraut und die einem hohen Tempo Stand halten kann. Es erwarten Sie eine vielseitige Assistenzposition und die Möglichkeit, sich sukzessive Vertrauen zu erarbeiten und damit im Laufe der Zeit neue Themengebiete hinzuzugewinnen. Ansprechende Anstellungsbedingungen dürfen Sie ebenso voraussetzen wie eine gute Anbindung an die ÖV. Sie arbeiten standortübergreifend mit Menschen, die gemeinsam etwas bewegen möchten. Wenn Sie Freude an Organisation, Koordination und Kommunikation haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen (CV, Zeugnisse, Ausbildungsnachweise) zusammen mit Ihrem Motivationsschreiben. Bitte senden Sie uns Ihr Dossier mit Angabe der Ref. «CEO-Assistant» an info@barnickelfellows.ch zu Händen Frau Ute Barnickel.

Barnickel & Fellows  |  Hofackerstrasse 32  |  CH-8032 Zürich  |  +41 44 269 50 25
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