Bei unserem Auftraggeber handelt es sich um ein Single-Family-Office im Kanton Zürich. Der Tätigkeitsschwerpunkt liegt in der Beteiligungs- und Vermögensverwaltung. Zur Unterstützung des Principals, der als Unternehmer, Investor und Grossaktionär engagiert ist, suchen wir eine Persönlichkeit, die sowohl Integrität als auch Professionalität als Grundlage ihrer Arbeit sieht.

Personal Assistant / Privatassistenz (Single Family Office)

Sie konzentrieren sich auf den Principal und seine Familie und unterstützen diese bei der Planung und Koordination des privaten und geschäftlichen Alltags. Der ist selten planbar und erfordert Flexibilität und stetiges Mit- und Vorausdenken. Darüber hinaus sind Organisationstalent und Zuverlässigkeit weitere Eigenschaften, mit denen Sie erfolgreich sind. Eine solche Position muss man «wollen», und sie ist nicht vergleichbar mit einer Assistenzfunktion in einem Konzern- oder KMU-Umfeld. Wir suchen daher eine Person, die sich für genau eine solche Aufgabe begeistert. Ihre Aufgaben im Überblick:

  • Organisation der geschäftlichen und privaten Termin- und Reiseplanung; Erledigung von persönlichen Belangen 
  • Bearbeitung des Posteingangs und Vorbereitung der Korrespondenz D/E
  • Organisation von privaten und geschäftlichen Einladungen und Anlässen im Family Office für Klienten, Investoren, Privat- und Geschäftskontakte
  • Einsatzplanung von Privatflugzeug, Chauffeur sowie Unterstützung der Arbeitsabläufe im Privathaushalt bspw. Koordination von Absenzen des Personals
  • Kontrolle der «action items», Fristen, Termine, etc.
  • Klärung von Sachverhalten mit externen Stellen und Dienstleistern sowie administratives Bindeglied zu Beteiligungsunternehmen 
  • Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungsbegleichung und Zahlungsverkehr, Versicherungen, Belegeinreichung und Nachverfolgung
  • Nicht zuletzt nehmen Sie sich aller Dinge an, die im Laufe des Tages rasch und pragmatisch gelöst werden müssen. Sie haben einfach Freude daran, eine erstklassige Dienstleistung zu bieten 
 
Ihre persönlichen & fachlichen Einstiegsvoraussetzungen. Sie zeichnen sich durch eine «can do»-Einstellung aus und halten die Fäden so in der Hand, dass Sie jederzeit als versiert und kompetent wahrgenommen werden. Ausserdem kommunizieren Sie sicher und gehen mit Ihrer freundlichen und respektvollen Art auf Ihr Gegenüber ein – immer mit einem guten Gespür für die richtige Einschätzung der Situation und für das richtige Timing. Darüber hinaus bringen Sie mit:

  • Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung verbunden Berufserfahrung in der Assistenz, ideal: Family Office, Privatsekretariat, Luxus-Hotellerie, Real Estate, Legal Services, Private Equity, Vermögensverwaltung
  • Fliessende, stilsichere Deutschkenntnisse, Schweizerdeutsch sowie sehr gute Englischkenntnisse
  • Versierte MS-Office-Kenntnisse sowie in der Anwendung moderner Kollaborationstools
  • Verschwiegenheit und Diskretion
  • Planungs- und Organisationstalent mit Multitasking-Fähigkeiten
  • Ihre Arbeitsweise ist vorausschauend, lösungsorientiert, verantwortungsbewusst und diskret; auch in zeitkritischen oder stressigen Situationen agieren Sie professionell und gelassen und übertragen diese Ruhe auch nach aussen.
  • Sie denken vernetzt und besitzen die Fähigkeit, herausfordernde Situationen mit Sachverstand und Pragmatismus zu glätten.
  • Sie sind belastbar und flexibel gepaart mit einer herzlichen Wesensart und guten Umgangsformen
  • Führerschein der Kategorie B
 
Engagiert, sympathisch und mit der festen Absicht, in dieser Herausforderung eine langfristige Perspektive zu sehen – das wünschen wir uns von Ihnen. Es erwartet Sie eine nicht alltägliche Aufgabe, die geprägt ist von neuen Ideen und Projekten des Principals. Ihr Arbeitsplatz befindet sich in einem aussergewöhnlich schönen Anwesen (Sitz des Family Offices). Es steht ein Parkplatz zur Verfügung. Nun sind wir gespannt und freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen mit CV, Zeugnissen und Ausbildungsnachweisen, die Sie uns bitte mit Motivationsschreiben und Kennziffer «Personal Assistant Family Office» an apply@barnickelfellows.ch senden.
 
Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit keine weiterführenden Angaben zu unserem Auftraggeber machen können.

Barnickel & Fellows  |  Hofackerstrasse 32  |  CH-8032 Zürich  |  +41 44 269 50 25
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